Você sabe o que é FCA (Fato – Causa – Ação)?
FCA é uma ferramenta para analisar os desvios, identificar causas e estabelecer ações para resolver os problemas identificados nos resultados do negócio e evitar a reincidência, lembrando que os resultados do negócio são mensurados e controlados através dos Itens de Controle / Indicadores.
O FATO deve narrar o que houve. Evitar somente relatar o que foi dito no gráfico ou tabela ao botar somente a resposta ao primeiro POR QUE.
A CAUSA informa qual é/são a(s) causa(s) raiz(es) do problema. Dica: use a resposta ao 5º POR QUE.
A AÇÃO diz qual é/são a(s) contramedida(s) que irá(irão) ser posta(s) em prática para resolver/evitar o reaparecimento do problema.
Um tratamento de desvio de meta deve ser capaz de cumprir duas funções:
– FUNÇÃO 1: Apresentar contramedidas capazes de eliminar / bloquear a causa fundamental que resulta no problema;
– FUNÇÃO 2: Apresentar contramedidas capazes de recuperar o resultado.
Eventualmente a causa pode não ser eliminada dentro do nível de alçada do negócio, tais como causas relacionadas a alteração de legislação, regulamentos, etc. Nesta circunstância, os gestores devem buscar a recuperação do resultado por meio da “remoção de sintomas”.
O que NÃO fazer em um FCA?
1) Estabelecer somente uma ação de contramedida de apoio que, por si só, não será capaz de trazer o resultado (ex. Obter dados, Realizar reunião, fazer estudo, etc.);
2) Informar a área do responsável (quem) ao invés de informar o nome do responsável pela execução da ação ( ex: Responsável: TI);
3) Estabelecer uma ação que não elimina a causa que esteja sob a alçada de atuação do gestor;
4) Descrever a ação de forma óbvia demais, deixando pouco conclusiva a ação que será conduzida pelo gestor para recuperar o resultado (ex.: Garantir o cumprimento do orçamento, Garantir alcance da meta, etc.);
5) Incluir mais de um responsável pela execução da mesma ação;
6) Descrever uma ação que reforça uma rotina existente (ação em que a implantação de uma nova rotina possa trazer melhorias para o resultado deve ser descrita como “Implantar um procedimento que permita…”);
7) Definir ações com prazo longo para a sua conclusão (recomenda-se fracionar a ação em etapas menores para mitigar o risco numa ação que possa vir a ter atraso na sua execução);
8) Atentar-se ao efeito colateral da ação. Deve ser avaliado se a ação gera um efeito em que o custo acabará sendo maior que o benefício (ex.: Cancelar contrato com serviço de ginástica laboral para reduzir custos);
9) Prazo para conclusão da ação ser posterior ao prazo esperado para alcance da meta (Ex: ação para trazer resultado terminando em 2022, sendo que a meta é para 2021);
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